تصور کنید با کفش هایی که کمی کوچک هستند مسابقه ای را اجرا کنید. در ابتدا، آنها احساس راحتی می کنند و به شما چنگال و حمایتی را می دهند که برای پیشرفت به آن نیاز دارید. اما همانطور که مسابقه ادامه دارد، سفتی شروع به نیشگون گرفتن می کند، سرعت شما را کند می کند و هر قدم را دردناک تر می کند و توانایی شما را برای موفقیت محدود می کند. این محدودیت واقعیتی است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​(SMB) زمانی که به نرم افزار حسابداری اولیه مانند QuickBooks تکیه می کنند، با آن مواجه هستند. چیزی که زمانی برای شرکتی که تازه شروع به کار می کند مناسب بود، می تواند به سرعت با رشد کسب و کار به یک مانع تبدیل شود و موانعی برای کارایی، تصمیم گیری و در نهایت رشد ایجاد کند.

در حالی که QuickBooks و ابزارهای مشابه گزینه‌های محبوبی برای استارت‌آپ‌ها و شرکت‌های جوان هستند، تشخیص نشانه‌هایی که این سیستم‌ها دیگر کافی نیستند می‌تواند چالش برانگیز باشد. با گسترش پیچیدگی‌های راه‌اندازی یک کسب‌وکار، نرم‌افزاری که زمانی قادر به نظر می‌رسید می‌تواند محدودیت‌های خود را نشان دهد، از جمله ورود دستی ناکارآمد داده‌ها، خرابی سیستم، عدم هماهنگی و ناتوانی در مقیاس‌پذیری برای پاسخگویی به تقاضاهای جدید یا تغییرات بازار. چگونه SMB ها می توانند تشخیص دهند که زمان فارغ التحصیلی به یک راه حل قوی تر است، و چه اقداماتی باید برای اطمینان از انتقال یکپارچه انجام دهند؟

چالش های رشد مشترک

SMB ها رگ حیاتی اقتصاد ما هستند و 99.9٪ از کل مشاغل ایالات متحده را تشکیل می دهند. بسیاری از این کسب و کارها در حین بزرگ شدن و رشد با طیف وسیعی از چالش ها مواجه می شوند. با درک این چهار نشانه، شرکت‌ها می‌توانند بهتر تشخیص دهند که چه زمانی از سیستم‌های فعلی خود بیشتر شده‌اند و باید راه‌حل‌های جایگزینی را در نظر بگیرند که به آنها قدرت بیشتری برای عبور از سقف‌های رشد بدهد.

اولین نشانه مهم و منبع درد برای گسترش SMB ها، مشکل در تولید گزارش های مالی و عملیاتی دقیق و در زمان واقعی است. نرم افزار حسابداری سنتی اغلب نمی تواند بینش مورد نیاز برای تصمیم گیری استراتژیک را ارائه دهد. به عنوان مثال، یک شرکت در حال رشد ممکن است برای ایجاد گزارش های سفارشی که بینش هایی را در مورد خطوط محصول خاص، عملکرد منطقه ای یا سودآوری مشتری ارائه می دهد، مبارزه کند. این محدودیت می تواند تصمیم گیری را به تأخیر بیندازد، باعث از دست رفتن فرصت ها و کاهش مزیت کلی رقابت شود.

علامت دوم زمانی است که SMB ها گسترش می یابند و متوجه می شوند که نرم افزار موجود آنها نمی تواند به طور موثر داده ها را در چندین نهاد یکپارچه کند. ممکن است لازم باشد داده‌های مالی به صورت دستی از منابع یا نمونه‌های مختلف و مدیران QuickBooks جمع‌آوری شوند که منجر به فرآیندهای وقت‌گیر، خطر بالاتر خطاها و داده‌های ناسازگار در سراسر سازمان می‌شود. این فقدان داده های متمرکز می تواند به چالش کشیدن تصویری واضح از سلامت مالی کلی یا مناطقی که نیاز به بهبود دارند، تبدیل کند.

علامت سوم از رشد کلی ناشی می شود که باعث افزایش حجم تراکنش ها و پیچیدگی می شود. سیستم‌های حسابداری سنتی اغلب مقیاس‌پذیری لازم برای مدیریت کارآمد این افزایش را ندارند. کسب‌وکاری که رشد سریعی را تجربه می‌کند ممکن است با تاخیر در پردازش تراکنش، محدودیت‌های ظرفیت سرور داده، تنگناهای ورود داده‌ها و عدم دقت مالی مواجه شود. این مسائل می تواند بر مدیریت جریان نقدی تأثیر بگذارد و رضایت مشتری را به خطر بیندازد.

نشانه چهارم این است که سیستم موجود ابزارهای خاص صنعت مورد نیاز برای موفقیت در بخش شرکت و همگام شدن با بازار رقابتی را ندارد. کسب‌وکارها ممکن است خود را در حال ایجاد یک راه‌حل اصلاح‌شده برای رسیدگی به چالش‌های صنعت بدون یکپارچگی کامل بیابند. این راه حل موقت می تواند منجر به سیستم های متفاوت، داده های نامتناسب و کار طاقت فرسا ورود دستی داده ها شود. به عنوان مثال، یک شرکت تولیدی که از یک ERP اساسی استفاده می کند که فاقد برنامه ریزی تولید تخصصی یا ابزارهای مدیریت موجودی است، مجبور می شود برای پر کردن شکاف ها به نرم افزارهای قطع شده یا فرآیندهای دستی تکیه کند. این اتکا مانع کارایی و رقابت می شود.

هزینه های پنهان چسبیدن به نرم افزارهای قدیمی

با رشد SMB ها، خطرات مرتبط با نرم افزارهای قدیمی آشکارتر می شوند. فراتر از این نشانه‌ها و دردسرهای فوری مانند پردازش کند تراکنش و گزارش‌دهی زمان‌بر، هزینه‌های عدم ارتقاء می‌تواند قابل توجه و گسترده باشد و بر روی نتیجه کسب‌وکار تأثیر بگذارد.

سیستم‌های حسابداری پایه اغلب فاقد آپشن های امنیتی پیشرفته هستند که آنها را در معرض حملات سایبری و نقض داده‌ها قرار می‌دهد. با افزایش تهدیدات سایبری، این آسیب‌پذیری‌ها می‌تواند منجر به به خطر افتادن اطلاعات مالی، از دست دادن اطلاعات حساس مشتری و تلاش‌های پرهزینه بازیابی شود.

علاوه بر این، تکیه بر نرم افزارهای قدیمی می تواند ناکارآمدی را در عملکردهای مختلف کسب و کار افزایش دهد. ورود دستی داده ها، ادغام نرم افزارهای متعدد و گردش کار از هم گسسته می تواند زمان و منابع ارزشمند را هدر دهد. با گذشت زمان، این ناکارآمدی ها انباشته می شوند که منجر به هزینه های عملیاتی بالاتر، کاهش بهره وری و از دست رفتن فرصت های رشد می شود.

نکاتی برای انتقال به یک راه حل جامع مدیریت کسب و کار

اولین قدم، شناخت این نقاط دردناک و اذعان به خطر عدم اقدام است. مورد بعدی توسعه یک برنامه استراتژیک با گام های روشن و قابل اجرا برای انتقال به یک راه حل مدیریت کسب و کار موثرتر و قوی تر است. SMB ها باید این نکات را هنگام توسعه این طرح در نظر بگیرند:

نیازها و اهداف کسب و کار خود را ارزیابی کنید : رهبران کسب و کار باید محدودیت های نرم افزار فعلی خود را به طور کامل ارزیابی کنند و نیازهای خاص خود را شناسایی کنند، مانند گزارش دهی بهتر، مدیریت پروژه ، امنیت پیشرفته یا مدیریت موجودی در زمان واقعی. ایجاد یک چک فهرست از ویژگی های ضروری می تواند به شناسایی سیستم مناسب کمک کند.

ارزیابی راه حل ها: هنگامی که به دنبال یک سیستم جدید هستید، گزینه های موجود در مورد مقیاس پذیری، مشاهده و دقت داده ها، قابلیت های یکپارچه سازی و ویژگی های خاص صنعت را در نظر بگیرید. تحقیق در مورد چند بازیکن و مقایسه آپشن های آنها، نظرات مشتریان و قیمت‌گذاری برای اطمینان از اینکه تصمیم‌گیرندگان دقت لازم را انجام می‌دهند، ضروری است.

سطح حمایت جامعه را ارزیابی کنید: حرکت به یک سیستم جدید مزایای فوق العاده ای دارد اما به زمان و منابع نیز نیاز دارد. SMB ها می خواهند مطمئن باشند که پس از پیاده سازی یک سیستم جدید، از فرآیندهای پشتیبانی مداوم، منابع و کانال ها برای یادگیری بهترین شیوه ها، دریافت آموزش رایگان و تعامل با توسعه دهندگان و مشتریان دیگر استفاده می کنند تا اطمینان حاصل شود که شرکت بیشترین بهره را از سرمایه گذاری فناوری خود می برد. از آنجایی که منحنی یادگیری مورد انتظار برای پذیرش فناوری جدید وجود دارد، این آموزش انتقال یکپارچه تر به سیستم جدید را فراهم می کند و به اعضای تیم کمک می کند کارآمدتر شوند.

برنامه ریزی برای انتقال داده ها: ایجاد یک برنامه دقیق برای انتقال داده های موجود از سیستم قدیمی به سیستم جدید برای انتقال یکپارچه ضروری است. مشاوره با یک متخصص فناوری اطلاعات یا شریک پیاده‌سازی برای جلوگیری از از دست دادن داده یا خرابی در طول انتقال داده می‌تواند به کاهش خطرات کمک کند.

همانطور که SMB ها رشد می کنند، ناگزیر با چالش های جدیدی روبرو می شوند که ابزارها و نرم افزارهای اولیه آنها ممکن است برای مقابله با آنها مجهز نباشد. نرم افزار حسابداری پایه مانند QuickBooks، اگرچه در مراحل اولیه کافی است، اما به دلیل مقیاس پذیری، گزارش دهی، مدیریت داده ها و محدودیت های امنیتی، می تواند به مانعی برای رشد تبدیل شود. شناخت نشانه هایی که نشان می دهد کسب و کار شما از سیستم فعلی خود پیشی گرفته است، برای اجتناب از این موانع رشد و حفظ رقابت بسیار مهم است.

ما بهترین نرم افزار حسابداری مشاغل کوچک بریتانیا را فهرست می کنیم .

این مقاله به عنوان بخشی از کانال Expert Insights TechRadarPro تهیه شده است که در آن بهترین و باهوش ترین ذهن ها در صنعت فناوری امروز را معرفی می کنیم. نظرات بیان شده در اینجا نظرات نویسنده است و لزوماً نظرات TechRadarPro یا Future plc نیست. اگر علاقه مند به مشارکت هستید، اطلاعات بیشتری را در اینجا بیابید: https://www.techradar.com/news/submit-your-story-to-techradar-pro